AVOIR 5 SEMAINES POUR ORGANISER UN SÉMINAIRE

Est-ce que j’aime les défis? Je les ADORE! Par chance, car ça en est tout un d’organiser un séminaire professionnel en aussi peu de temps.

Le 20 septembre prochain, nous présenterons à Tarapoto un événement d’une journée ayant pour thème « Les tendances en marketing touristique ». Nous prévoyons avoir environ 200 participants d’organisations variés : Des étudiants en tourisme, des représentants municipaux et régionaux, des tours opérateurs, des restaurateurs et des gérants d’hôtel. C’est un projet d’envergure sur lequel on travaille depuis… seulement 4 semaines!

Pour organiser ce séminaire, je travaille avec ma collègue, Karine, elle aussi volontaire d’Uniterra. Avec son expérience en tourisme et la mienne en marketing, on forme vraiment un duo d’enfer pour mener à bien ce défi. Heureusement, parce qu’il y a beaucoup de variables inconnues et de contraintes quand vient le temps d’organiser un événement dans un pays étranger et avec des ressources limitées! Depuis un mois, on use de stratégies différentes, toutes plus originales les unes que les autres, pour atteindre les objectifs malgré tout.

Comme nous sommes au Pérou comme conseillères et non comme organisatrices d’événement, nous avons décidé d’inviter les étudiants de l’Université César Vallejo, notre partenaire, à s’impliquer dans la planification. L’idée, c’est de montrer au pêcheur à pêcher. On essaie donc de partager avec eux des idées et des manières de travailler, mais on leur laisse la partie exécutive afin qu’ils puissent mettre en applications ces suggestions.

Nous avons donc créé un comité très dynamique composé de trois étudiants en tourisme qui gèrent l’identité visuelle, la promotion, les inscriptions et l’accueil des participants. Ils ont aussi monté une petite équipe de bénévoles, d’autres étudiants qui nous aideront avec les tâches techniques le jour même du séminaire. Au final, nous sommes plutôt en charge du niveau décisionnel et budgétaire, qui cependant a demandé beaucoup de patience et de créativité.

La cerise sur le sundae, c’est que je donnerai lors de cette journée un atelier d’une heure en espagnol, ce qui représente déjà un défi en soi, et ce à plusieurs niveaux! Ce sera probablement très intense d’être à la fois conférencière, participante et organisatrice, mais avec l’excellente équipe que nous avons montée, je n’ai pas trop d’inquiétudes. Dans tous les cas, ce sera une expérience incroyable, autant pour les étudiants que pour nous, et j’ai très hâte de la partager avec vous!

Article original publié sur mhcouette.com